Whistleblowing
Nell’Unione Europea, il whistleblowing è disciplinato dalla Direttiva (UE) 2019/1937, nota anche come Direttiva Whistleblower, entrata in vigore il 16 dicembre 2019. La direttiva rafforza la protezione delle persone (whistleblower) che segnalano violazioni del diritto dell’UE nel loro ambiente di lavoro e impone agli Stati membri di allineare le rispettive legislazioni nazionali per fornire un livello adeguato di protezione in tutta l’UE. La Direttiva Whistleblower si applica a:
- imprese private dell’UE con 50 o più dipendenti;
- società extracomunitarie con una succursale nell’UE, che hanno 50 o più dipendenti nell’UE.
- autorità locali che servono oltre 10.000 persone.
Per adeguarsi, le organizzazioni devono:
- Istituire meccanismi di segnalazione interna: le aziende devono creare dei canali per permettere ai dipendenti di segnalare gli illeciti internamente. Questi meccanismi devono assicurare la riservatezza, il trattamento protetto dei dati e la corretta gestione dei casi.
- Formazione e sensibilizzazione: è fondamentale educare i dipendenti e le parti interessate rispetto alla direttiva. Le aziende devono fornire programmi di formazione per sensibilizzare sui diritti delle persone segnalanti, sulle procedure di segnalazione e sull’impegno dell’azienda a evitare le ritorsioni.
- Proteggere le persone segnalanti: è fondamentale proteggere i dati personali delle persone segnalanti e assicurarne l’anonimato, se lo desiderano. Il rispetto delle normative sulla protezione dei dati, come il GDPR, è fondamentale.
- Prevenire le ritorsioni: le aziende devono adottare misure proattive per prevenire ritorsioni contro le persone segnalanti, ad esempio l’attuazione di policy anti-ritorsione, la conduzione di indagini interne eque e il sostegno alle persone segnalanti alle prese con ritorsioni.
Whistleblowing – Segnalazioni: Chi e Cosa? Chi può segnalare
- i dipendenti di Gunpowder;
- i lavoratori autonomi, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione, che svolgono la propria attività lavorativa presso Gunpowder;
- i lavoratori o i collaboratori di soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di Gunpowder;
- i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso Gunpowder;
- volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso Gunpowder;
- coloro che ancora non lavorano per l’azienda, ma che possono aver acquisito informazioni durante le fasi di selezione o di prova
- ex dipendenti o collaboratori, se le informazioni sono state acquisite nel corso del rapporto di lavoro;
- persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza dell’azienda;
Cosa può segnalare
Il Decreto stabilisce le tipologie di illeciti che rilevano affinché una segnalazione possa essere presa in considerazione ai fini dell’applicabilità della disciplina. Ai sensi dell’art. 1 del Decreto, possono essere oggetto di segnalazione comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Azienda e che consistono in:
- violazioni di disposizioni normative nazionali (illeciti amministrativi, contabili, civili o penali);
- violazioni di disposizioni normative europee.
La segnalazione, tuttavia, non può riguardare lamentele di carattere personale del segnalante, come contestazioni, rivendicazioni o richieste che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con i superiori o altri colleghi.
(esempi di possibili disposizioni che potrebbero essere violate): Tutela della privacy e dati personali, Protezione dei consumatori, Violazioni delle policy e delle procedure aziendali, Cattiva condotta finanziaria, Riciclaggio e finanziamento del terrorismo, Frode, Sicurezza delle reti e dei sistemi informativi, Molestie o discriminazioni, Problemi di sicurezza (sicurezza dei prodotti e compliance, sicurezza degli alimenti e dei mangimi, sicurezza dei trasporti), Problemi di salute pubblica o di salute e benessere degli animali, Questioni ambientali
1) Whistleblowing – processo di segnalazione
Riconoscimento di illeciti e segnalazione del problema
La prima fase, che avvia il processo di segnalazione, è il riconoscimento degli illeciti all’interno di un’azienda.
Al fine di consentire la corretta comprensione dei fatti e/o dei comportamenti segnalati, è opportuno che il segnalante circostanzi il più possibile la segnalazione, indicando, se conosciuti, il tempo e il luogo in cui si è verificato il fatto, la descrizione del fatto, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire quanto segnalato. È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza di quanto segnalato.
Una volta documentato l’illecito, il whistleblower può segnalarlo scegliendo un canale di segnalazione interno o esterno.
Di solito si preferiscono i canali di segnalazione interni, ma se questi non sono efficaci o potrebbero portare a ritorsioni, i whistleblower possono anche riferire direttamente alle autorità nazionali competenti o persino divulgare pubblicamente in determinate circostanze.
2) Ricezione e indagine della segnalazione
Una volta ricevuta la segnalazione, l’organizzazione deve affrontare il problema. Ogni organizzazione dovrebbe avere una chiara politica di whistleblowing, che definisca come verrà gestito il processo di segnalazione e designare una persona o un dipartimento imparziale per ricevere e dare seguito alle segnalazioni.
Il team o la persona designati avvieranno quindi l’indagine, determinando la fondatezza della denuncia e se sono necessarie ulteriori informazioni. In alcuni casi, si potrebbe anche dover informare le persone interessate delle accuse mosse contro di loro.
3) Risoluzione e Follow up
Il whistleblower dovrebbe aspettarsi un primo riscontro entro 7 giorni. Questo è un riconoscimento formale che la segnalazione è stata ricevuta e le indagini inizieranno.
Una volta conclusa l’indagine e intrapresa ogni azione necessaria, la segnalazione può considerarsi completa.
Il whistleblower dovrebbe ricevere un altro feedback sulla segnalazione entro massimo 3 mesi.
Whistleblowing – canali di segnalazione
Secondo la direttiva UE sugli informatori, le persone possono segnalare illeciti sul posto di lavoro in tre modi:
- Canali di segnalazione interni (opzione da preferire)
- Canali di segnalazione esterni alle autorità nazionali designate dagli Stati membri.
- Divulgazione pubblica opzione che dovrebbe essere utilizzata solo in determinate condizioni, ad esempio quando non è stata intrapresa alcuna azione appropriata dopo la segnalazione interna/esterna.
Canali di segnalazione interni
I canali di segnalazione interni sono il metodo preferito per i reclami dei whistleblower.
Secondo la Direttiva UE, tutte le aziende private con 50 o più dipendenti e tutti gli enti pubblici devono istituire canali di segnalazione efficaci e riservati. Ricorda: la scadenza per rispettare questo requisito è il 17 dicembre 2023.
La creazione di questi canale di segnalazione interno deve basarsi sui seguenti pilastri:
- Riservatezza: deve garantire la privacy dell’informatore.
- Conferma di ricezione tempestiva: deve permettere di confermare la ricezione delle segnalazioni entro 7 giorni.
- Gestione imparziale: deve permettere di nominare una persona imparziale designata specificamente per la gestione delle segnalazioni.
- Feedback tempestivo: un feedback sulle segnalazioni deve essere fornito entro un periodo di tre mesi.
- Trasparenza circa i metodi di segnalazione: i metodi disponibili per le segnalazioni devono essere delineati in modo chiaro.
Gli informatori dovrebbero poter presentare i loro reclami per iscritto, oralmente o di persona.
Per presentare una segnalazione oralmente o di persona, l’informatore deve contattare il team designato o la persona incaricata della segnalazione all’interno dell’organizzazione. In questi casi l’anonimato non può essere sempre garantito, ma l’azienda deve comunque garantire la riservatezza.
Per inviare una segnalazione per iscritto, un’organizzazione può creare una procedura interna – ad esempio, impostare un indirizzo email specifico a cui inviare i reclami – o affidarsi a una piattaforma di terze parti.
Di solito, queste piattaforme consentono di snellire il processo di whistleblowing, garantendo al contempo anonimato e riservatezza.
Canali di segnalazione esterni
Se il canale interno di segnalazione non è considerato sicuro o confidenziale, o se la segnalazione potrebbe portare a ritorsioni, l’informatore può anche riferire direttamente alle autorità nazionali competenti.
La direttiva UE sul Whistleblowing impone agli Stati membri di designare un’autorità competente, che dovrebbe ricevere i reclami, indagare e quindi dare un seguito adeguato alle segnalazioni.
Per l’Italia, l’autorità competente è l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione): https://www.anticorruzione.it/
Divulgazione pubblica
Il canale di segnalazione di ultima istanza è la divulgazione pubblica, che dovrebbe essere utilizzata solo in determinate condizioni.
Alcuni esempi sono:
- non sono state adottate misure appropriate dopo la segnalazione interna o esterna;
- l’informatore non ha ricevuto un riscontro adeguato entro i termini stabiliti dalla legge;
- è ragionevole sospettare una collusione tra l’autore del reato e le autorità statali incaricate di perseguirli;
- in caso di pericolo urgente o grave per l’interesse pubblico.
La divulgazione pubblica può avvenire tramite piattaforme web, social media, stampa, funzionari eletti, organizzazioni della società civile, ecc. Anche in questo caso, al segnalante dovrebbe essere garantito lo stesso livello di protezione.
Whistleblowing – protezione per il whistleblower
La direttiva (UE) 2019/1937 sottolinea, in particolare, l’importanza di proteggere gli informatori da qualsiasi tipo di ritorsione.
I dipendenti dovrebbero sentirsi sicuri nel segnalare qualsiasi illecito all’interno del loro ambiente di lavoro, senza temere di essere licenziati, retrocessi o perseguitati.
Ecco perché è fondamentale che un’azienda stabilisca sia una politica chiara sul whistleblowing, sia un canale di segnalazione sicuro e confidenziale.
Inoltre, gli informatori possono anche scegliere se rimanere anonimi o divulgare il proprio nome. L’identità del whistleblower può essere divulgata solo se questo presta il suo consenso. In entrambi i casi, l’organizzazione deve salvaguardare la sua identità ed evitare qualsiasi tipo di ritorsione.
Infine, ai whistleblower dovrebbe essere offerta una solida tutela giuridica. Ciò include, ma non è limitato a:
- l’accesso a informazioni e consulenze complete e indipendenti;
- l’assistenza efficace da parte delle autorità competenti;
- l’assistenza giudiziaria nei procedimenti civili penali e transfrontalieri;
- l’esclusione di responsabilità in relazione all’acquisizione delle informazioni comunicate o divulgate pubblicamente.
Whistleblowing – il ruolo del Responsabile
Il Responsabile Whistleblowing è il soggetto, interno o esterno all’azienda, a cui è affidato il compito di gestire il sistema whistleblowing aziendale.
Il Responsabile Whistleblowing ha un ruolo fondamentale nel sistema di whistleblowing aziendale in quanto ha il compito di supervisionare il canale di segnalazione whistleblowing e di dirigere, coordinare e controllare l’Ufficio Whistleblowing Aziendale, il quale si occupa di effettuare l’analisi preliminare delle segnalazioni whistleblowing e di svolgerne l’istruttoria finale.
Il Responsabile Whistleblowing si occupa, inoltre, di gestire, in ambito whistleblowing, le relazioni con direzione aziendale, rappresentanze e organizzazioni sindacali, Organismo di Vigilanza 231 (OdV 231) e Autorità Competenti (es: ANAC).
Per lo svolgimento dei compiti assegnati, il Responsabile Whistleblowing può avvalersi della collaborazione di consulenti legali esperti in whistleblowing e di fornitori esterni per la gestione del canale di segnalazione interno e per l’esternalizzazione della Funzione Whistleblowing Aziendale.
Il soggetto da nominare Responsabile Whistleblowing Aziendale è scelto tra soggetti, interni o esterni all’azienda, in grado di garantire il rispetto dei requisiti di autonomia, imparzialità e indipendenza e in possesso di comprovata esperienza e specifiche competenze legali, organizzative e tecniche in materia di anticorruzione, whistleblowing e responsabilità amministrativa delle persone giuridiche.
Nei soggetti del settore pubblico, il ruolo del Responsabile Whistleblowing deve essere obbligatoriamente ricoperto dal Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza.
Compiti del Responsabile Whistleblowing
Il Responsabile Whistleblowing è una figura apicale a staff dell’Organo Amministravo Aziendale a cui sono assegnati i seguenti compiti:
- progettare, implementare, monitorare e migliorare il sistema whistleblowing aziendale;
- dirigere, coordinare e controllare l’Ufficio Whistleblowing Aziendale;
- definire le linee guida, le procedure e le istruzioni operative whistleblowing;
- pianificare le attività di formazione whistleblowing aziendali;
- supervisionare la gestione della Piattaforma Whistleblowing;
- conoscere e custodire l’identità del segnalante garantendone la riservatezza;
- interagire con il Segnalante e richiedere ulteriori informazioni, atti o documenti;
- coinvolgere il Segnalato, il Facilitatore e terze persone tramite audizioni e altre specifiche richieste;
- gestire i rapporti con sindacati, OdV 231 e Autorità Competenti;
- avvalersi della collaborazione di consulenti legali e fornitori esterni whistleblowing;
- comunicare all’Organo Amministrativo Aziendale il risultato finale di ogni istruttoria;
- presentare una Relazione Annuale sul Sistema Whistleblowing all’Organo Amministrativo Aziendale.